Portrait d’agents n°1 : agente courrier et numérisation (Pôle Accueils et Communication)
Patricia, agente courrier et numérisation au sein du Pôle Accueils et Communication
Quelques chiffres pour commencer
En 2019, le service courrier et numérisation a traité plus de 65 000 plis (courriers reçus) de tous types comme des formulaires de demande, des documents administratifs ou médicaux.
Parmi ces plis, se trouvaient 54 000 dossiers de demande de droits et prestations. Ces chiffres font de la MDPHMDPH Maison Départementale des Personnes Handicapées de Paris une des plus importantes de France.
Nous donnons la parole à Patricia pour vous présenter ses missions et son travail quotidien au service courrier et numérisation.
1 Patricia bonjour, pouvez-vous vous présenter ?
« Je m’appelle Patricia, je travaille au sein du Pôle Accueils et Communication, plus précisément au service courrier et numérisation. Le service numérisation est la porte d’entrée de tous les dossiers et courriers qui arrivent à la MDPH de Paris par voie postale ou via l’accueil physique lorsque les dossiers ou pièces sont déposés en main propre aux agents d’accueil. »
2 Depuis combien de temps, travaillez-vous à la MDPH ?
« Je travaille depuis 2007 à la MDPH de Paris. Dès sa création finalement. C’est cette même année que la COTOREP (anciennement le service adultes) et la CDES (anciennement le service enfants) ont fait place à la MDPH telle que nous la connaissons aujourd’hui. »
3 Combien êtes-vous dans le service ?
« Nous sommes 5 à travailler dans le service. Nous avons tous les mêmes missions et sommes donc polyvalents. »
4 Quelles sont vos missions ?
« Nos missions sont diverses et variées. Elles sont toutes bien définies.
Dès notre arrivée, nous avons la mission d’ouvrir les courriers, les formulaires de demande, les documents administratifs ou médicaux reçus sous format papier. Nous nous répartissons ensuite équitablement les quelques 350 courriers et dossiers qui arrivent en moyenne quotidiennement des services postaux ou de l’accueil.
Nous effectuons ensuite un travail de lecture attentive puis de tri afin de pouvoir transmettre aux bons services internes les courriers et dossiers papier dit « entrants ». L’étape suivante et non des moindres est la numérisation de l’intégralité des documents reçus qui sont regroupés selon le service de destination. Pour ce faire, nous sommes dotés de 2 machines qui numérisent en masse et que nous utilisons à tour de rôle pour numériser notre pile de document, qui est scannée en une seule fois, avec des séparateurs entre chaque dossier et chaque pièce d’un dossier (certificat médical, formulaire…). Cela suppose donc un long travail pour préparer les dossiers et enlever les agrafes !
Depuis plusieurs années, la MDPH a fait le choix de la dématérialisation. Cela veut dire que nous ne travaillons plus sur des documents papier, tout est numérisé.
Une fois numérisés, ces différents « plis » sont alors transmis aux autres services dans des bannettes numériques afin que les agents administratifs, les agents instructeurs, les évaluateurs du Pôle Instruction des Droits et du Pôle Évaluation puissent se saisir des éléments et instruire les demandes. Les documents papier sont ensuite mis dans des cartons et archivés quelques semaines. Chaque agent a ses propres cartons. Cela permet une meilleure traçabilité car lors de la numérisation, chaque scan comporte la date, l’heure et le nom de l’agent.
La totalité des décisions rendues par la MDPH est mise sous pli par le Pôle Instruction des Droits puis affranchie (timbrée) par nos soins. Là encore une machine d’affranchissement nous aide dans cette mission. À titre d’information, cela représente en moyenne 800 courriers expédiés par jour, et entre 1 500 et 1 700 courriers lors de la commission (une fois par semaine). Nous descendons chaque jour le courrier à l’accueil pour qu’il soit récupéré par la Poste pour envoi. »
Astuce : Maintenant que vous connaissez mieux les missions du service courrier et numérisation, n’agrafez plus vos courriers et dossiers envoyés à la MDPH. Désagrafer tous les documents nécessite un énorme travail, et pour cette mission pas de machine tout se fait manuellement par Patricia et ses collègues. Merci pour eux !
5 Qu’est-ce qui vous plaît dans vos missions ?
« La diversité des tâches à accomplir, le lien avec l’ensemble des services de la MDPH. Tout me plaît ! »
6 Une ou des anecdotes à nous faire partager ?
« Les courriers les plus touchants sont les lettres de remerciements. Les situations que nous traitons sont souvent douloureuses. Le handicap est un sujet sensible. Lorsque nous recevons des courriers de personnes qui nous remercient pour les ouvertures de droits ou pour avoir eu un accord de décision de cartes (CMICMI Carte Mobilité Inclusion priorité, invalidité ou stationnement) cela nous fait plaisir.
Quel que soit le poste que nous exerçons au sein de la MDPH, nous avons tous un objectif commun : répondre au mieux aux demandes des usagers. »
Récapitulatif des missions du service courrier et numérisation de la MDPH de Paris
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photos © MDPH de Paris
Publié : 22 décembre 2020
Dernière mise à jour : mai 2021